Keuntungan-keuntungan Knowledge Management

Menurut Santosus dan srmach (2001), serta Beijerse (1999) keuntungan KM :

• Meningkatkan inovasi dengan mendorong keluarnya ide-ide baru
• Meningkatkan service kepada pelanggan dengan menyingkatkan response time
• Meningkatkan tingkat retensi karyawan dengan mengenali nilai dari karyawan
• Mengurangi operator dan menekan biaya dengan menghilangkan efisiensi
• Meningkatkan posisi dalam pasar dengan lebih cerdas dalam pasar
• Meningkatkan keberlangsungan perusahaan
• Meningkatkan persainga kelompok
• Membuat karyawan professional semakin efisien dan efektif
• Menyediakan dasar yang lebih baik dalam pembuatan keputusan seperti membuat atau membeli tekhnologi atau merger
• Meningkatkan komunikasi antar pekerja
• Meningkatkan sinergi antar pekerja
• Memastikan knowledge pekerja tinggal dalam perusahaan
• Membuat perusahaan fokus pada core business dan knowledge penting dalam perusahaan

Penutup

• KM sebagai suatu spirit yaitu pendekatan dari hati ke hati
• Ide harus fleksibel
• Buat dari data, informasi knowledge menjadi knowledgeable, knowledge creator/creating
• langkah pertama adalah merubah mindset di seluruh jajaran organisasi mengenai pentingnya share data, informasi dan aplikasi KM
• mampu interkoneksi (globalisasi) di lokal atau di organisasi dulu baru bicara globalisasi, mau diakses dan perlu Visi yang tajam
• ingin tahu lebih dominan unggul di iptek dan sharing data, informasi dan knowledge menuju ke wisdom
• budaya “learning and sharing “ ditumbuhkan dan dimulai dari yang sangat kecil, diri sendiri, dan sekarang
• Knowledge worker inti dasar adalah knowledge
• Tetap memelihara intelektual dengan banyak membaca perkembangan di bidangnya masing-masing dan menghasilkan suatu knowledge
• Memelihara spirit dengan cara voluntary

• Mengembangkan knowledge based system

Reference

Penciptaan Pengetahuan

Penciptaan Pengetahuan

Seperti yang diusulkan Nonaka (1991), sebuah perusahaan yang ingin menjadi knowledge-creating company haruslah menempatkan proses penciptaan pengetahun ditengah-tengah strategi sumber daya manusianya (Sembel & Santoso, 2002, hal 45). Ada dua jenis pengetahuan yang harus dikelola :

1. Pertama adalah pengetahuan explicit (explicit knowledge) yang merupakan salah satu bentuk pengetahuan yang sangat formal dan sistematis. Pengetahuan explicit adalah pengetahuan yang telah disusun dalam format tertentu dan biasanya telah terdokumentasi. Pengetahun jenis ini lebih mudah dikomunikasikan dan didistribusikan.
2. Jenis lain adalah tacit knowledge, yang terdiri dari keahlian teknis,know-how dan dimensi kognitif lainnya seperti model  mental, kepercayaan, perspektif, pengalaman masa lalu. Pengetahuan jenis ini sangat sulit untuk dituangkan dalam bentuk formal. Oleh karena itu sulit untuk mengkomunikasikannya kepada orang lain.

Pada dasarnya pengetahuan diciptakan dari pengetahuan yang telah ada dan Nonaka (1991) memaparkan adanya empat pola dasar penciptaan pengetahun yang mungkin terjadi di dalam sebuah organisasi, seperti terlihat di gambar dibawah ini

Gambar Empat pola dasar penciptaan pengetahuan dalam organisasi

-Apprentice

Pola ini umumnya terjadi secara natural di dalam perusahaan pada saat seorang staf senior diminta oleh kepala bagian untuk membimbing seorang staf yang baru bergabung. Staf unior tersebut akan mengamati apa saja yang dilakukan oleh sang senior, menirunya, dan berlatih melakukan hal-hal yang telah ditunjukan oleh seniornya. Pola ini dapat terjadi untuk pembelajaran keahlian teknis ataupun hal-hal yang lebih bersifat konsep seperti kebiasaan-kebiasaan dalam perusahaan.

Yunior akan membangun pengetahuan tacit-nya sendiri dari pengamatan yang dilakukannya, pengamatan yang dilakukan atas prilaku sang senior yang merupakan pencerminan pengetahuan tacit-nya sendiri. Pola seperti ini cukup efektif untuk mentor masing-masing pribadi, tetapi tidak dapat berkontribusi secara signifikan kepada seluruh perusahaan.

-Combine

Pola ini terjadi pada saat seorang staf membaca dokumen-dokumen yang ada seperti laporan dan studi kasus perusahaan untuk kemudian menghasilkan dokumen baru yang merangkum serta bersisi gagasan-gagasan baru. Demikian pula penciptaan pengetahuan eksplisit baru dari pengetahuan explicit yang telah ada.

-Articulate

Perusahaan harus dapat memfasilitasikan proses pembelajaran dimana para knowledge-worker harus dapat mengartikulasikan pengetahuna tacit yang dimiliki mereka dan mengubahnya kedalam kebentuk eksplisit dan menyimpannya untuk kemudian didistribusikan ke seluruh organisasi.

-Internalize

Staf lain akan membaca pengetahuan eksplisit tersebut dan mulai menginternalisasikannya ke dalam pengetahuannya.

Pada kedua pola terakhir, articulate dan internalize, sistem manajemen pengetahuan (KMS) memegang peranan yang cukup signifikan. Disini KMS berfungsi untuk memfasilitasikan terjadinya kedua pola tersebut secara efisien dan efektif.

Reference

Model Knowledge Management

Knowledge Management adalah hal yang luas dan kompleks di bidang manajemen, hal ini menyebabkan beberapa ahli membangun model untuk manajemen pengetahuan. Knowledge Management dilakukan dalam sistem pengelolaan pengetahuan, atau Knowledge Management System. Sebagian besar perusahaan yang menerapkan KMS, menggunakan pendekatan tiga-cabang untuk mengelolanya, yaitu:

• Manusia (People)
• Proses (Process)
• Teknologi (Technology)

Aktifitas-aktifitas yang sangat penting bagi proses penciptaan pengetahuan dan inovasi seperti :

• Knowledge Exchange
• Knowledge Capture
• Knowledge Reuse
• Knowledge Internalization

Secara keseluruhan, proses ini menciptakan sebuah organisasi pembelajaran (learning organization) yaitu sebuah organisasi yang memiliki keahlian dalam penciptaan, perolehan, dan penyebaran pengetahuan serta mengadaptasikan aktifitasnya untuk merefleksikan pemahaman dan inovasi baru yang didapat.

Sedangkan dimensi kedua terdiri dari elemen yang memungkinkan atau mempengaruhi aktifitas penciptaan pengetahuan, yaitu:

• Strategy : Penyelarasan strategi organisasi dengan strategi Knowledge Management
• Measurement : Pengukuran atau penilaian dengan cara menentukan apakah terjadi perbaikan Knowledge Management atau apakah ada manfaat yang telah diambil
• Policy : Aturan tertulis yang telah dibuat oleh organisasi sebagai dasar melakukan kegiatan operasional organisasi
• Content : Bagian dari Knowledge-Base Organisasi yang ditangkap secara elektronik
• Process : Proses yang digunakan oleh Knowledge Worker di organisasi, dalam tujuan mencapai misi dan visi organisasi
• Technology : Teknologi yang dijadikan sebagai fasilitator atau media antara proses identifikasi, penciptaan, dan difusi pengetahuan diantara elemen-elemen organisasi.
• Culture : Lingkungan dan konteks dalam organisasi.

Banyak para ahli yang telah berusaha untuk mendefinisikan proses-proses Knowledge Management. Contohnya nonaka dan Takeuchi (1995) menggambarkan 4 proses konversi pengetahuan:

1. Sosialisasi
2. Eksternalisasi
3. Kombinasi
4. Internalisasi

Selain itu, Oluic-Vukovic (2001) menguraikan 5 langkah dalam rantai proses pengetahuan:

• Pengumpulan
• Penyusunan
• Penyaringan
• Penyampaian
• Penyebaran

France Bouthillier dan Kathleen Shearer (2002) memutuskan bahwa proses pengidentifikasian atau pengelompokkan terhadap aktifitas-aktifitas akan membantu tanpa memperdulikan masalah-masalah konseptual yang telah disebutkan sebelumnya.

Penemuan melibatkan penempatan pengetahuan internal ke dalam organisasi. Organisasi besar yang tersebar secara geografis, non hirarki sadar bahwa proses pengumpulan pengetahuan ini berguna terutama ketika satu bagian dari organisasi tidak mengetahui pengetahuan yang terdapat dalam bagian lainnya. Sedangkan perolehan atau penambahan berkaitan dengan membawa pengetahuan ke sebuah organisasi dari sumber eksternal. Penciptaan pengetahuan baru dapat dikerjakan dalam berbagai cara.

Setelah pengetahuan telah dikumpulkan, lalu harus disimpan dan dibagikan. Berbagi pengetahuan melibatkan pemindahan pengetahuan dari satu orang ke seseorang lain.

Fokus dari Knowledge Management tidak hanya pada pendistribusian tidak juga pada penyebaran pengetahuan, tetapi pada pembagiannya. Meskipun pengetahuan dapat di peroleh pada tahapan individu, agar dapat berguna harus dibagikan dalam suatu komunitas, yang seringkali digambarkan sebagai komunitas praktek.

Contohnya, jika terdapat hanya satu orang yang mengetahui aturan dan prosedur organisasi, aturan dan prosedur seperti itu akan menjadi tidak berguna dan tak berarti. Disisi lain, aturan dan prosedur berasal dari komunitas dan ada dengan tepat untuk mengatur aktifitas kelompok. Berbagi pengetahuan (knowledge sharing) kemudian menjadi krusial ketika anggota baru datang dan yang lain keluar.

Reference

Prinsip-prinsip Knowledge Management (KM)

Di dalam KM dikenal prinsip-prinsip yang disebut tacit dan eksplisit.

Jenis pengetahuan tacit :

1.      Tacit yang ada di dalam masing-masing orang, pribadi-pribadi, bersifat unik, tidak tertulis, tapi diketahui.

2.      Tacit yang ada di dalam sekelompok orang yaitu pengetahuan yang dimiliki bersama oleh sekelompok orang namun sifatnya masih tidak terlihat dan ada di dalam pikiran kelompok itu.

Contoh yang kerap digunakan adalah orang bermain bola, mereka saling mengoper secara refleks tanpa komunikasi yang bisa dilihat bentuknya. Ini terjadi karena diantara mereka ada pengetahuan yang sifatnya tidak tertulis.

Pengetahuan Eksplisit :

Kalau pengetahuan yang sifatnya tacit ini kemudian dikeluarkan, ditulis atau direkam, maka sifatnya lantas menjadi eksplisit. Bentuk pengetahuan ekspisit ini berupa :

1.      Bentuk eksplisit yang dimiliki secara pribadi. Biasanya dalam bentuk catatan, buku harian, alamat teman, fotokopi dan segala bentuk eksplisit yang disimpan perorangan secara pribadi.

2.      Bentuk eksplisit yang dipakai bersama-sama oleh sekelompok orang dalam bentuk tulisan tangan sampai internet. Dengan kata lain pengetahuan eksplisit yang di-share atau dibagikan agar dapat dikses oleh banyak pihak.

Kegiatan Manajemen Pengetahuan atau KM adalah segala sesuatu yang berhubungan dengan proses perubahan dari tacit pribadi menjadi tacit milik bersama, dari tacit milik bersama jadi eksplisit, dari eksplisit jadi tersimpan. Semua prosesproses ini berlaku dalam proses kerja, kehidupan, sosial, politik dan lain-lain. KM mengurus dalam konteks inovasi, perubahan dan dokumentasi.

Reference

Sejarah Knowledge Management

Istilah Knowledge Management baru marak digunakan sekitar tahun 1990. Walaupun pemikiran mengenai manajemen pengetahuan telah ada pada tahun-tahun sebelumnya.

Perkembangan Knowledge Management banyak dipengaruhi oleh perubahan waktu, ekonomi, sosial, dan teknologi. Globalisasi membawa kesempatan baru dan peningkatan kompetisi yang merupakan tantangan bagi organisasi-organisasi. Awalnya organisasi-organisasi terutama organisasi bisnis, mencoba mendongkrak produktifitas dan keuntungan dengan memanfaatkan perkembangan teknologi dan teknologi jaringan. Knowledge Management pun sempat diidentikan dengan teknologi informasi.

Gupta dan Govidrajat (2000) menyangkal pernyataan itu dalam penelitiannya. Menurut mereka hal yang paling menentukan dalam keefektifan manajemen pengetahuan yaitu kondisi ekologi sosial organisasi yang meliputi budaya, struktur, sistem informasi, sistem penghargaan, proses, manusia, dan kepemimpinan.

Perkembangan manajemen pengetahuan sendiri tidak lepas dari perkembangan pengetahuan. Donald Clark membagi sejarah pengetahuan ke dalam empat kategori, yaitu:

1.  Teknologi

2. Era

3.  Paradigma

4.  Struktur pengetahuan

Knowledge management

Secara umum, manajemen pengetahuan merupakan pendekatan yang dilakukan untuk mengelola pengetahuan yang dimiliki oleh individu ataupun organisasi. Pengelolaan yang dimaksud adalah identifikasi, pencarian, penyimpanan, kolaborasi, proses, dan sebagainya yang memiliki tujuan tertentu seperti penciptaan sesuatu hal yang baru.

Manajemen Pengetahuan atau Knowledge Management (KM) dimaksudkan untuk mewakili pendekatan terencana dan sistematis untuk menjamin penggunaan penuh dasar pengetahuan organisasi, ditambah keahlian, kompetensi, pemikiran, inovasi, dan ide individual potensial untuk menciptakan organisasi yang lebih efisien dan efektif dalam konteks organisasi, banyak ahli yang mengemukakan definisi mengenai Knowledge Management.

Para ahli mendefinisikan Knowledge Management sebagai berikut :

• Laudon and Laudon (2002:372-3) menyatakan bahwa Knowledge Management berfungsi meningkatkan kemampuan organisasi untuk belajar dari lingkungannya dan menggabungkan pengetahuan ke dalam proses bisnis. Knowledge Management adalah serangkaian proses yang dikembangkan di dalam suatu organisasi untuk menciptakan, mengumpulkan, memeliharan dan mendiseminasikan pengetahuan organisasi tersebut.
• “Knowledge Management is a broad concept that addresses the full range of processes by which an organization deploys knowledge. These involve the acquisition, retention, storage, distribution and use of knowledge in an organization” (Burstein & Linger, 2003).
• Clyde Holsapple : “Knowledge Management is an entity’s systematic and deliberate efforts to expand, cultivate, and apply available knowledge in ways that add value to the entity, in the sense of positive results in accomplishing its objectives or fulfilling its purpose. The entity’s scope may be individual, organizational, Trans organizational, national, etc” (Holsapple & Joshi, 2004)
• HarvardCollege (1999)

Knowledge Management (KM) merupakan suatu proses terformat dan terarah dalam mencerna informasi yang telah dimiliki suatu perusahaan dan mencari apa yang

dibutuhkan oleh masing-masing individu didalam perusahaan tersebut untuk kemudian memfasilitasinya agar mudah diakses dan selalau tersedia bilamana dibutuhkan” (Sembel & Santoso, 2002 ,hal 195 ).

• Amrit Tiwana

“Knowledge Management (KM) merupakan pengelolaan pengetahuan secara terorganisasi untuk membuat nilai bisnis dan membangkitkan keuntungan yang bersaing”(Tiwana, 2000, hal 5).

• Kirk Klassion

“Knowledge Management (KM) merupakan kemampuan untuk membuat dan menguasai nilai tinggi dari inti persaingan bisnis” (Tiwana, 2000, hal 5).

• ABC’s of Knowledge Management” Megan Santosus dan Jon Surnaz menyatakan:

“Unfortunately, there’s no universal definition of KM, just as there’s no agreement as to what constitutes knowledge in the first place. For this reason, it’s best to think of KM in the broadest context”.

• Karl Eric Sveiby sebagai seorang pionir manajemen pengetahuan menyatakan

tidak menyukai istilah “manajemen pengetahuan”. Menurutnya, pengetahuan adalah kecakapan manusia, tidak ada yang bisa mengelola kecuali oleh individunya sendiri. Ia menyarankan ungkapan “Memfokuskan Pengetahuan” (to be Knowledge Focused) atau melihat dunia dengan “Perspektif Pengetahuan” (Knowledge Perspective). Baginya manajemen pengetahuan adalah seni menciptakan nilai dari asset tak berbentuk (intangible asset).

• James Boomer dalam artikelnya Finding Out What Knowledge Management Is- And Is’n’t (Accounting Today, New York: Aug 9-Aug 22, 2004.Vol.18, Iss. 14; pg. 22, 2 pgs) mengartikan manajemen pengatahuan sebagai berikut:

“Knowledge management is a process to embrace knowledge as a strategic asset to drive sustainable business advantage and promote a “one firm” approach to identify, capture, evaluate, enhance and share a firm’s intellectual capital.”

(Manajemen pengetahuan adalah suatu proses merangkul pengetahuan sebagai aset strategis agar dapat terus menerus memacu keuntungan bisnis dan mempertimbangkan pendekatan “sebuah perusahaan” untuk mengidentifikasi, menangkap, mengevaluasi, meningkatkan dan membagi modal intelektual perusahaan) (Boomer, 2004).

Dari beberapa definisi di atas, dapat dipahami bahwa Knowledge Management atau Manajemen Pengetahuan adalah bagaimana sebuah organisasi mengelola pengetahuan yang dimiliki dan bagaimana organisasi membangun sebuah pengetahuan yang dapat dimanfaatkan dan di distribusikan kepada seluruh aspek organisasi untuk mencapai visi dan misi perusahaan.

Reference