Knowledge management merupakan aktivitas yang sangat kompleks, yang tidak bisa dilaksanakan tanpa adanya rencana yang baik, bahkan knowledge management membutuhkan rencana yang sempurna. Pada bahasan ini akan dibahas mengenai 10 langkah yang bisa dijadikan pedoman dalam proses penciptaan bisnis berbasis knowledge management, lebih jelas lagi adalah bagaimana mendesain, membangun, dan mengimplementasikan strategi knowledge management.
Sebetulnya banyak sekali organisasi yang sudah mengimplementasikan knowledge management dan berhasil, apakah kita bisa tinggal mencontohnya? Dalam hal ini sebaiknya tidak langsung meng-kopi strategi knowledge management organisasi lain. Contohnya, seorang pimpinan organisasi mengerti kegunaan knowledge management tapi mereka tidak mampu menunjukkan bagaimana melakukannya. Untuk melakukan itu, seorang pemimpin harus mengetahui keuinikan yang dimiliki oleh organisasi serta strategi knowledge management apa yang harus diadopsi.
10 langkah dalam knowledge management roadmap terdiri dari 10 langkah dan terbagi dalam 4 fase yang dijabarkan sebagai berikut:
Fase 1: Evaluasi infrastruktur terdiri dari kegiatan
- Menganalisa infrastruktur yang tersedia
- Menyelaraskan knowledge management dengan strategi bisnis
Fase 2: KM system analysis, design, and development terdiri dari kegiatan
- Mendesain infrastruktur knowledge management
- Melakukan audit terhadap asset pengetahuan dan system yang tersedia
- Mendesain knowledge management tim
- Membuat knowledge management blueprint
- Membangun knowledge management system
Fase 3: Deployment / pelaksanaan, terdiri dari kegiatan
- Melaksanakan kegiatan knowledge management, menggunakan metode penambahan hasil
- Memanage perubahan, budaya, dan struktur reward
Fase 4: Evaluasi terdiri dari kegiatan
10. Mengevaluasi performance, mengukur ROI, dan meningkatkan KMS
Fase 1 Evaluasi infrastruktur
Pada fase ini terdapat dua kegiatan utama yakni menganalisa infrastruktur yang tersedia dan menyelaraskan knowledge management dengan strategi bisnis. Pada tahap analisis infrastruktur yang tersedia, merupakan kegiatan untuk menggali pemahaman mengenai komponen yang membangun strategi dan kerangka teknologi informasi yang akan digunakan dalam knowledge management. Dengan menganalisa dan menghitung apa yang sudah tersedia di organisasi, kita bisa mengidentifikasi kesenjangan dari infrastruktur tersebut. Dari hasil analisa tersebut, kita mampu membangun knowledge management dengan sumber daya yang sudah ada. Kunci dari kegiatan ini adalah mengidentifikasi apa yang bisa digunakan dan tidak bisa digunakan dalam knowledge management system.
Masih dalam fase pertama, kegiatan menyelaraskan knowledge management dengan strategi bisnis dilakukan untuk menghasilkan knowledge management system yang sesuai dengan tujuan organisasi. Jika knowledge management dibangun tanpa melihat tujuan bisnis organisasi, sebaik apapun knowledge management tersebut maka tidak akan berfungsi dengan baik. Bisa dikatakan bahwa strategi bisnis biasanya merupakan atau berada pada level atas. Sedangkan membangun sebuah system merupakan tingkat bawah, dimana dibutuhkan spesifikasi, fitur yang jelas bukan dalam bentuk abstrak, visi, atau ide-ide bisnis. Untuk menyatukan keduanya, sebaiknya strategi bisnis diturunkan hingga ke level desain system, sedangkan pada desain knowledge management system dinaikkan hingga level strategi bisnis.
Fase 2: KM system analysis, design, and development terdiri dari kegiatan
Pada fase kedua ini terdiri dari lima langkah mulai dari desain hingga pembangunan knowledge management system tersebut. Berikut adalah penjelasan dari masing-masing kegiatan dalam fase kedua ini.
Pada langkah ketiga ini yakni KM arsitektur dan desain adalah bagaimana kita harus memilih dan menyeleksi komponen infrastruktur yang menunjang knowledge management system. Dalam knowledge management system, terdapat tujuh layer arsitektur, dan teknologi yang dibutuhkan untuk membangun masing-masing layer. Untuk mengintegrasikan komponen tersebut kita harus lebih memikirkan mengenai infostruktur dibanding hanya infrastruktur semata. Pilihan pertama dalam pemilihan landasan kolaborasi adalah bisa menggunakan aplikasi standar yang banyak digunakan secara bebas misalnya web, atau sebuah paket solusi misalnya Lotus Notes atau produk solusi lainnya. Pemilihan platform/landasan ini harus disesuaikan dengan kebutuhan organisasi.
Pada langkah keempat knowledge audit dan analisis, langkah ini terkait dengan bagaimana mengetahui apa yang telah diketahui oleh organiasi. Untuk menemukan apa yang telah diketahui oleh organisasi maka diperlukan audit pengetahuan. Namun sebelum melakukan audit, harus dijelaskan pula mengapa kegiatan audit ini dibutuhkan. Setelah menentukan akan mengaudit pengetahuan organisasi maka perlu dibentuk tim khusus untuk melakukan penilaian awal terhadap asset pengetahuan yang terdapat di organisasi dengan mengidentifikasi baik kekuatan dan kelemahan. Kegiatan audit yang dilakukan meliputi mengukur prose’s pengetahuan, mengidentifikasi, mengevaluasi, memilih metode audit yang sesuai, mengaudit dan menganalisis pengetahuan organisasi yang tersedia.
Langkah kelima adalah membangun knowledge management tim, disini KM tim akan dibentuk yang akan bertugas untuk mendesain, membangun, mengimplementasikan, dan menempatkan knowledge management system. Untuk mendesain KM tim kita harus mampu mengidentifikasi para pemangku kepentingan baik dari internal maupun eksternal, mengidentifikasi sumber-sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk kesuksesan prosen pembangungan knowledge management system. Untuk ukuran tim KM yang ideal tidak bisa ditentukan dengan jumlah sumberdaya manusia secara tepat, namun jumlah sumberdaya manusia yang terlibat harus mampu melaksanakan tugas sesua dengan tugas yang diberikan. Adapun isu-isu yang bisa muncul pada tim adalah mengenai jumlah anggota tim, memanaje perbedaan yang terjadi dari berbagai pemangku kepentingan, aplikasi teknik dan metode yang digunakan, dan lain-lain.
Pada langkah keenam membuat KM system blueprint, setelah tim pembangun KM system terbentuk selanjutnya adalah membuat blueprint yang menyediakan rencana untuk membangun knowledge management system. Sama dengan ketika menganalisis infrastruktur, dalam tahap ini juga diperlukan pemahaman terhadap tujuh layer infrastruktur yang harus disesuaikan dengan organisasi. Dalam langkah ini ada beberapa hal yang diperhatikan yakni mengkustomisai secara detail mengenai tujuh layer dari knowledge management arsitektur terhadap organisasi. Paham dan menyeleksi komponen yang dibutuhkan oleh organisasi, misalnya mengintegrasikan repository, content center, knowledge mining tools, dan media kolaborasi. Hingga membuat desain user interface bagi system.
Tahap terkahir pada fase kedua ini adalah membangun knowledge management system, ini merupakan lanjutan dari pembuatan blueprint, jika telah disepakati bahwa penggunaan intranet bagi knowledge management system di organisasi maka intranet organisasi bisa di konversi menjadi bentuk akhir dari system. Penggunaan web-friendly document standard dan webDMA menyediakan peluang yang sangat besar bagi kegiatan kolaborasi. Disini pengguna tetap bisa melihat interface yang sudah familiar dengan apa yang mereka lihat sebelumnya, namun dalam system tersebut tetap berorientasi dari client/server arsitektur kepada agent-computing arsitektur.
Fase 3: Pelaksanaan
Pada fase ketiga ini meliputi dua kegiatan yakni pelaksanaan system KM dan perubahan budaya, merevisi struktur reward, dan pilihan menggunakan atau tidak menggunakan staf khusus yang mengurusi pelaksanaan system KM ini.
Pada langkah ke delapan dilakukan uji coba dan pelaksanaan system, ujicoba system pada lingkungan yang sesungguhnya merupakan saat-saat paling krusial dimana banyak kegagalan terjadi pada saat launching karena apa yang dibangun dan ketika pelaksanaan tidaklah sama. Sebelum memberlakukan system pada seluruh organisasi (jika berskala besar), sebaiknya dilakukan ujicoba tidak pada seluruh populasi melainkan hanya diambil beberapa sample saja. Dari ujicoba tersebut akan diidentifikasi kesalahan system yang mungkin terjadi dan jika itu terjadi sebaiknya segera dilakukan tindakan perbaikan pada system.
Pada langkah ke Sembilan, memilih staf khusus, membangun struktur reward, dan teknologi serta perubahan management merupakan langkah yang harus diambil ketika sebuah system sudah digulirkan untuk digunakan. Adanya system baru juga memicu adanya pergeseran budaya dari yang manual menjadi teknologi. Pegawai bukanlah tentara, mereka lebih mengarah ke volunteer (sukarela) tidak suka ada pemaksaan, melainkan harus melalui pendekatan tertentu untuk merubah budaya serta perilaku dan kebiasaan.
Fase 4: Pengukuran bagi evaluasi performa
Fase terakhir hanya terdiri dari satu langkah yakni mengukur nilai penambahan hasil dari implementasi knowledge management. Langkah terakhir atau kesepuluh adalah terkait dengan menghitung hasil kerja terkait dengan pengetahuan. Mengukur return on knowledge investment (RoKI) harus menghitung baik finansial dan kompetitif impak dari knowledge management pada bisnis yang dilaksanakan oleh organisasi. Pada langkah ini akan memberikan panduan memilih alat ukur apa yang sekiranya bisa digunakan untuk menghitung nilai tersebut.
0 komentar:
Posting Komentar