Model Knowledge Management

Knowledge Management adalah hal yang luas dan kompleks di bidang manajemen, hal ini menyebabkan beberapa ahli membangun model untuk manajemen pengetahuan. Knowledge Management dilakukan dalam sistem pengelolaan pengetahuan, atau Knowledge Management System. Sebagian besar perusahaan yang menerapkan KMS, menggunakan pendekatan tiga-cabang untuk mengelolanya, yaitu:

• Manusia (People)
• Proses (Process)
• Teknologi (Technology)

Aktifitas-aktifitas yang sangat penting bagi proses penciptaan pengetahuan dan inovasi seperti :

• Knowledge Exchange
• Knowledge Capture
• Knowledge Reuse
• Knowledge Internalization

Secara keseluruhan, proses ini menciptakan sebuah organisasi pembelajaran (learning organization) yaitu sebuah organisasi yang memiliki keahlian dalam penciptaan, perolehan, dan penyebaran pengetahuan serta mengadaptasikan aktifitasnya untuk merefleksikan pemahaman dan inovasi baru yang didapat.

Sedangkan dimensi kedua terdiri dari elemen yang memungkinkan atau mempengaruhi aktifitas penciptaan pengetahuan, yaitu:

• Strategy : Penyelarasan strategi organisasi dengan strategi Knowledge Management
• Measurement : Pengukuran atau penilaian dengan cara menentukan apakah terjadi perbaikan Knowledge Management atau apakah ada manfaat yang telah diambil
• Policy : Aturan tertulis yang telah dibuat oleh organisasi sebagai dasar melakukan kegiatan operasional organisasi
• Content : Bagian dari Knowledge-Base Organisasi yang ditangkap secara elektronik
• Process : Proses yang digunakan oleh Knowledge Worker di organisasi, dalam tujuan mencapai misi dan visi organisasi
• Technology : Teknologi yang dijadikan sebagai fasilitator atau media antara proses identifikasi, penciptaan, dan difusi pengetahuan diantara elemen-elemen organisasi.
• Culture : Lingkungan dan konteks dalam organisasi.

Banyak para ahli yang telah berusaha untuk mendefinisikan proses-proses Knowledge Management. Contohnya nonaka dan Takeuchi (1995) menggambarkan 4 proses konversi pengetahuan:

1. Sosialisasi
2. Eksternalisasi
3. Kombinasi
4. Internalisasi

Selain itu, Oluic-Vukovic (2001) menguraikan 5 langkah dalam rantai proses pengetahuan:

• Pengumpulan
• Penyusunan
• Penyaringan
• Penyampaian
• Penyebaran

France Bouthillier dan Kathleen Shearer (2002) memutuskan bahwa proses pengidentifikasian atau pengelompokkan terhadap aktifitas-aktifitas akan membantu tanpa memperdulikan masalah-masalah konseptual yang telah disebutkan sebelumnya.

Penemuan melibatkan penempatan pengetahuan internal ke dalam organisasi. Organisasi besar yang tersebar secara geografis, non hirarki sadar bahwa proses pengumpulan pengetahuan ini berguna terutama ketika satu bagian dari organisasi tidak mengetahui pengetahuan yang terdapat dalam bagian lainnya. Sedangkan perolehan atau penambahan berkaitan dengan membawa pengetahuan ke sebuah organisasi dari sumber eksternal. Penciptaan pengetahuan baru dapat dikerjakan dalam berbagai cara.

Setelah pengetahuan telah dikumpulkan, lalu harus disimpan dan dibagikan. Berbagi pengetahuan melibatkan pemindahan pengetahuan dari satu orang ke seseorang lain.

Fokus dari Knowledge Management tidak hanya pada pendistribusian tidak juga pada penyebaran pengetahuan, tetapi pada pembagiannya. Meskipun pengetahuan dapat di peroleh pada tahapan individu, agar dapat berguna harus dibagikan dalam suatu komunitas, yang seringkali digambarkan sebagai komunitas praktek.

Contohnya, jika terdapat hanya satu orang yang mengetahui aturan dan prosedur organisasi, aturan dan prosedur seperti itu akan menjadi tidak berguna dan tak berarti. Disisi lain, aturan dan prosedur berasal dari komunitas dan ada dengan tepat untuk mengatur aktifitas kelompok. Berbagi pengetahuan (knowledge sharing) kemudian menjadi krusial ketika anggota baru datang dan yang lain keluar.

Reference