10 Steps KM Road Map

Knowledge management merupakan aktivitas yang sangat kompleks, yang tidak bisa dilaksanakan tanpa adanya rencana yang baik, bahkan knowledge management membutuhkan rencana yang sempurna. Pada bahasan ini akan dibahas mengenai 10 langkah yang bisa dijadikan pedoman dalam proses penciptaan bisnis berbasis knowledge management, lebih jelas lagi adalah bagaimana mendesain, membangun, dan mengimplementasikan strategi knowledge management.

Sebetulnya banyak sekali organisasi yang sudah mengimplementasikan knowledge management dan berhasil, apakah kita bisa tinggal mencontohnya? Dalam hal ini sebaiknya tidak langsung meng-kopi strategi knowledge management organisasi lain. Contohnya, seorang pimpinan organisasi mengerti kegunaan knowledge management tapi mereka tidak mampu menunjukkan bagaimana melakukannya. Untuk melakukan itu, seorang pemimpin harus mengetahui keuinikan yang dimiliki oleh organisasi serta strategi knowledge management apa yang harus diadopsi.

10 langkah dalam knowledge management roadmap terdiri dari 10 langkah dan terbagi dalam 4 fase yang dijabarkan sebagai berikut:

Fase 1: Evaluasi infrastruktur terdiri dari kegiatan

1. Menganalisa infrastruktur yang tersedia
2. Menyelaraskan knowledge management dengan strategi bisnis

Fase 2: KM system analysis, design, and development terdiri dari kegiatan

1. Mendesain infrastruktur knowledge management
2. Melakukan audit terhadap asset pengetahuan dan system yang tersedia
3. Mendesain knowledge management tim
4. Membuat knowledge management blueprint
5. Membangun knowledge management system

Fase 3: Deployment / pelaksanaan, terdiri dari kegiatan

1. Melaksanakan kegiatan knowledge management, menggunakan metode penambahan hasil
2. Memanage perubahan, budaya, dan struktur reward

Fase 4: Evaluasi terdiri dari kegiatan

10.  Mengevaluasi performance, mengukur ROI, dan meningkatkan KMS

Fase 1 Evaluasi infrastruktur

Pada fase ini terdapat dua kegiatan utama yakni menganalisa infrastruktur yang tersedia dan menyelaraskan knowledge management dengan strategi bisnis. Pada tahap analisis infrastruktur yang tersedia, merupakan kegiatan untuk menggali pemahaman mengenai komponen yang membangun strategi dan kerangka teknologi informasi yang akan digunakan dalam knowledge management. Dengan menganalisa dan menghitung apa yang sudah tersedia di organisasi, kita bisa mengidentifikasi kesenjangan dari infrastruktur tersebut. Dari hasil analisa tersebut, kita mampu membangun knowledge management dengan sumber daya yang sudah ada. Kunci dari kegiatan ini adalah mengidentifikasi apa yang bisa digunakan dan tidak bisa digunakan dalam knowledge management system.

Masih dalam fase pertama, kegiatan menyelaraskan knowledge management dengan strategi bisnis dilakukan untuk menghasilkan knowledge management system yang sesuai dengan tujuan organisasi. Jika knowledge management dibangun tanpa melihat tujuan bisnis organisasi, sebaik apapun knowledge management tersebut maka tidak akan berfungsi dengan baik. Bisa dikatakan bahwa strategi bisnis biasanya merupakan atau berada pada level atas. Sedangkan membangun sebuah system merupakan tingkat bawah, dimana dibutuhkan spesifikasi, fitur yang jelas bukan dalam bentuk abstrak, visi, atau ide-ide bisnis. Untuk menyatukan keduanya, sebaiknya strategi bisnis diturunkan hingga ke level desain system, sedangkan pada desain knowledge management system dinaikkan hingga level strategi bisnis.

Fase 2: KM system analysis, design, and development terdiri dari kegiatan

Pada fase kedua ini terdiri dari lima langkah mulai dari desain hingga pembangunan knowledge management system tersebut. Berikut adalah penjelasan dari masing-masing kegiatan dalam fase kedua ini.

Pada langkah ketiga ini yakni KM arsitektur dan desain adalah bagaimana kita harus memilih dan menyeleksi komponen infrastruktur yang menunjang knowledge management system. Dalam knowledge management system, terdapat tujuh layer arsitektur, dan teknologi yang dibutuhkan untuk membangun masing-masing layer. Untuk mengintegrasikan komponen tersebut kita harus lebih memikirkan mengenai infostruktur dibanding hanya infrastruktur semata. Pilihan pertama dalam pemilihan landasan kolaborasi adalah bisa menggunakan aplikasi standar yang banyak digunakan secara bebas misalnya web, atau sebuah paket solusi misalnya Lotus Notes atau produk solusi lainnya. Pemilihan platform/landasan ini harus disesuaikan dengan kebutuhan organisasi.

Pada langkah keempat knowledge audit dan analisis, langkah ini terkait dengan bagaimana mengetahui apa yang telah diketahui oleh organiasi. Untuk menemukan apa yang telah diketahui oleh organisasi maka diperlukan audit pengetahuan. Namun sebelum melakukan audit, harus dijelaskan pula mengapa kegiatan audit ini dibutuhkan. Setelah menentukan akan mengaudit pengetahuan organisasi maka perlu dibentuk tim khusus untuk melakukan penilaian awal terhadap asset pengetahuan yang terdapat di organisasi dengan mengidentifikasi baik kekuatan dan kelemahan. Kegiatan audit yang dilakukan meliputi mengukur prose’s pengetahuan, mengidentifikasi, mengevaluasi, memilih metode audit yang sesuai, mengaudit dan menganalisis pengetahuan organisasi yang tersedia.

Langkah kelima adalah membangun knowledge management tim, disini KM tim akan dibentuk yang akan bertugas untuk mendesain, membangun, mengimplementasikan, dan menempatkan knowledge management system. Untuk mendesain KM tim kita harus mampu mengidentifikasi para pemangku kepentingan baik dari internal maupun eksternal, mengidentifikasi sumber-sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk kesuksesan prosen pembangungan knowledge management system. Untuk ukuran tim KM yang ideal tidak bisa ditentukan dengan jumlah sumberdaya manusia secara tepat, namun jumlah sumberdaya manusia yang terlibat harus mampu melaksanakan tugas sesua dengan tugas yang diberikan. Adapun isu-isu yang bisa muncul pada tim adalah mengenai jumlah anggota tim, memanaje perbedaan yang terjadi dari berbagai pemangku kepentingan, aplikasi teknik dan metode yang digunakan, dan lain-lain.

Pada langkah keenam membuat KM system blueprint, setelah tim pembangun KM system terbentuk selanjutnya adalah membuat blueprint yang menyediakan rencana untuk membangun knowledge management system. Sama dengan ketika menganalisis infrastruktur, dalam tahap ini juga diperlukan pemahaman terhadap tujuh layer infrastruktur yang harus disesuaikan dengan organisasi. Dalam langkah ini ada beberapa hal yang diperhatikan yakni mengkustomisai secara detail mengenai tujuh layer dari knowledge management arsitektur terhadap organisasi. Paham dan menyeleksi komponen yang dibutuhkan oleh organisasi, misalnya mengintegrasikan repository, content center, knowledge mining tools, dan media kolaborasi. Hingga membuat desain user interface bagi system.

Tahap terkahir pada fase kedua ini adalah membangun knowledge management system, ini merupakan lanjutan dari pembuatan blueprint, jika telah disepakati bahwa penggunaan intranet bagi knowledge management system di organisasi maka intranet organisasi bisa di konversi menjadi bentuk akhir dari system. Penggunaan web-friendly document standard dan webDMA menyediakan peluang yang sangat besar bagi kegiatan kolaborasi. Disini pengguna tetap bisa melihat interface yang sudah familiar dengan apa yang mereka lihat sebelumnya, namun dalam system tersebut tetap berorientasi dari client/server arsitektur kepada agent-computing arsitektur.

Fase 3: Pelaksanaan

Pada fase ketiga ini meliputi dua kegiatan yakni pelaksanaan system KM dan perubahan budaya, merevisi struktur reward, dan pilihan menggunakan atau tidak menggunakan staf khusus yang mengurusi pelaksanaan system KM ini.

Pada langkah ke delapan  dilakukan uji coba dan pelaksanaan system, ujicoba system pada lingkungan yang sesungguhnya merupakan saat-saat paling krusial dimana banyak kegagalan terjadi pada saat launching karena apa yang dibangun dan ketika pelaksanaan tidaklah sama. Sebelum memberlakukan system pada seluruh organisasi (jika berskala besar), sebaiknya dilakukan ujicoba tidak pada seluruh populasi melainkan hanya diambil beberapa sample saja. Dari ujicoba tersebut akan diidentifikasi kesalahan system yang mungkin terjadi dan jika itu terjadi sebaiknya segera dilakukan tindakan perbaikan pada system.

Pada langkah ke Sembilan, memilih staf khusus, membangun struktur reward, dan teknologi serta perubahan management merupakan langkah yang harus diambil ketika sebuah system sudah digulirkan untuk digunakan. Adanya system baru juga memicu adanya pergeseran budaya dari yang manual menjadi teknologi. Pegawai bukanlah tentara, mereka lebih mengarah ke volunteer (sukarela) tidak suka ada pemaksaan, melainkan harus melalui pendekatan tertentu untuk merubah budaya serta perilaku dan kebiasaan.

Fase 4: Pengukuran bagi evaluasi performa

Fase terakhir hanya terdiri dari satu langkah yakni mengukur nilai penambahan hasil dari implementasi knowledge management. Langkah terakhir atau kesepuluh adalah terkait dengan menghitung hasil kerja terkait dengan pengetahuan. Mengukur return on knowledge investment (RoKI) harus menghitung baik finansial dan kompetitif impak dari knowledge management pada bisnis yang dilaksanakan oleh organisasi. Pada langkah ini akan memberikan panduan memilih alat ukur apa yang sekiranya bisa digunakan untuk menghitung nilai tersebut.

reference

Posted by heaven_yulius on Jumat, Januari 24, 2014

Performance Management Using Balanced Scorecard (BSC)

Seluruh bagian dalam perusahaan seharusnya memiliki komitmen untuk mengelola kinerja strategis yang dapat memperlihatkan keberhasilan-keberhasilan atapun kekurangan-kekurangan yang dicapai oleh perusahaan secara keseluruhan. Praktik manajemen kinerja strategis memerlukan keberadaan kerangka sistem manajemen kinerja (performance management system) yang dapat memberikan gambaran mengenai target sasaran kinerja strategis (yang selaras dengan sasaran kinerja strategis perusahaan / BoD) dan juga pencapaiannya.

Perusahaan dapat menerapkan sistem manajemen kinerja (performance management system) strategis berbasis Balanced Scorecard (BSC). BSC merupakan perangkat manajemen yang lebih dari sekedar sistem manajemen kinerja, namun dapat dipergunakan untuk mendukung manajemen strategi dan kinerja yang sistematik dan menyeluruh yang dilakukan oleh seluruh bagian perusahaan.

Balanced Scorecard Collaborative mengungkapkan empat empat faktor penghambat dalam implementasi rencana-rencana bisnis strategis, yaitu:

1. Hambatan Visi (Vission Barrier) – tidak banyak orang dalam organisasi yang memahami strategi organisasi mereka. Berdasarkan survei, hanya sekitar 5% karyawan yang memahami strategi perusahaan mereka.
2. Hambatan Orang (People Barrier) – banyak orang dalam organisasi memiliki tujuan yang tidak terkait dengan strategi organisasi. Berdasarkan survei, hanya sekitar 25% dari manajer yang memiliki intensif terkait dengan strategi perusahaan mereka.
3. Hambatan Sumber Daya (Resource Barrier) – waktu, energi, dan uang tidak dialokasikan pada hal-hal yang penting (kritis) dalam organisasi. Misalnya, anggaran tidak dikaitkan dengan strategi bisnis, sehingga menghasilkan pemborosan sumber daya. Berdasarkan survei, sekitar 60% organisasi tidak mengaitkan anggarannya dengan strategi perusahaan.
4. Hambatan Manajemen (Management Barrier) – manajemen menghabiskan terlalu sedikit waktu untuk strategi organisasi dan terlalu banyak waktu pembuatan keputusan taktis jangka pendek. Berdasarkan survei, sekitar 86% tim eksekutif menghabiskan waktu kurang dari satu jam per bulan untuk mendiskusikan strategi perusahaan mereka.

Balanced Scorecard (BSC) dapat menjadi media komunikasi antara manajemen perusahaan dan seluruh bagiannya. Dengan menggunakan Balanced Scorecard, rencana-rencana bisnis strategis akan menjangkau setiap bagian dalam organisasi, karena semua bagian dalam organisasi telah memiliki alat komunikasi (bahasa) yang sama. Apabila rencana-rencana strategis bisnis itu dinyatakan dalam bentuk target – target yang terukur, seluruh bagian perusahaan dapat mengerti dan mengaitkan apa yang akan terjadi dan apa yang diperlukan. Hal ini akan mengarah pada pelaksanaan rencana-rencana strategis yang lebih baik.

Penerapan BSC di lingkungan perusahaan akan memberikan manfaat – manfaat berikut:

1. Kinerja perusahaan menjadi terukur dan selaras dengan sasaran kinerja yang ditetapkan,
2. Adanya keselarasan antara strategi perusahaan dengan sasaran kinerja seluruh bagian perusahaan dengan ukuran yang jelas dalam tercermin dalam aktivitas – aktivitas seluruh bagian perusahaan,
3. Kemampuan bagi setiap bagian perusahaan untuk menetapkan prioritas / fokus pada hal-hal yang utama untuk peningkatan kinerjanya dan juga terhadap perusahaan di masa mendatang,
4. Adanya kejelasan mengenai prioritas-prioritas pelaksanaan inisiatif / proyek untuk mencapai KPI (key performance indicator) yang telah ditetapkannya oleh manajemen bagi seluruh bagian perusahaan,
5. Adanya komunikasi yang efektif terkait visi dan strategi perusahaan ke bagian-bagiannya secara keseluruhan.

Reference

Posted by heaven_yulius on Jumat, Januari 10, 2014

Knowledge Management Framework

Knowledge Management (KM) Framework merupakan sebuah pendekatan untuk lebih memahami dan mendalami hal-hal yang berkaitan dengan KM secara menyeluruh. Dan saat ini telah banyak framework KM yang dikembangkan para pakar dan praktisi untuk lebih menggambarkan KM tersebut. Di atas merupakan salah satu bentuk model KM Framework yang dikembangkan.

KM harus mempunyai dan memberikan value bagi pertumbuhan dan kemampuan perusahaan atau organisasi dari waktuk ke waktu. Value tersebut dapat berupa produktifitas, innovasi ataupun nilai bisnis yang lebih baik.

KM memerlukan empat pillar utama yaitu (a) Sumberdaya Manusia dan Budaya (b) Organisasi dan Manajemen (c) Teknologi Infrastruktur (d) Konten/Pengetahuan. Sumber Daya Manusia (SDM) yang terlibat dalam penerapan KM perlu mempunyai budaya yang siap untuk selalu belajar dan berbagi yang berkelanjutan.

Organisasi yang menerapkan KM perlu mempunyai manajemen yang dapat mendukung proses-proses penerapan KM dengan baik termasuk juga dapat memilihkan dan memutuskan tujuan-tujuan strategis yang hendak dicapai dengan KM. Pilihan tujuan strategis yang berbeda dapat memberikan pengaruh terhadap sistem pendukung KM yang bersangkutan.

Teknologi Infrastruktur mempunyai peran untuk lebih mempercepat dan memperluas penyebaran dan akses pengetahuan yang disimpan dalam server. Teknologi ini terdiri dari jaringan, software, dan hardware yang dapat menyimpan dan menyebarkan pengetahuan dengan lebih mudah.

Ketiga pilar pertama menjadi penopang dan pendorong utama proses cycle dari pengetahuan, yaitu Identifikasi, Koleksi, Klasifikasi, Penyimpanan, Penyebaran, Akses, Penggunaan dan Kreasi pengetahuan. Dan proses ini akan terus berkelanjutan untuk menghasilakn Value yang lebih baik terhadap pertumbuhan dan peningkatan perusahaan dari waktu ke waktu.

Reference

Posted by heaven_yulius on Jumat, Januari 10, 2014

Arah Penerapan Knowledge Management

Knowledge Management (KM) dapat didefiniskan sebagai satu set (himpunan) intervesi orang, proses dan tool (teknologi) untuk mendukung proses pembuatan, pembauran, penyebaran dan penerapan pengetahuan. Knowledge Management (KM) merupakan proses yang terus-menerus harus dilakukan sehingga proses tersebut akan menjadi satu budaya, dan akhirnya akan membentuk organisasi yang berbasis pada pengetahuan.

Projek Knowledge Management (KM) dapat diklasifikasikan dalam beberapa tipe yaitu :

• Mengumpulkan dan menggunakan ulang pengetahuan terstruktur. Pengetahuan sering tersimpan dalam beberapa bagian dari output yang dihasilkan perusahaan, seperti disain produk, proposal dan laporan projek, prosedur-prosedur yang sudah diimplementasikan dan terdokumentasikan dan kode-kode software yang mana semuanya dapat dipergunakan ulang untuk mengurangi waktu dan sumber yang diperlukan untuk membuatnya kembali.
• Mengumpulkan dan berbagi pelajaran yang sudah dipelajari (lessons learned) dari praktek-praktek. Tipe projek ini mengumpulkan pengetahuan berasal dari pengalaman yang harus diinterpretasikan dan diadopsi oleh user dalam kontek yang baru. Projek ini biasanya melibat-kan sharing pengetahuan atau pelajaran melalui database seperti lotus notes.
• Mengidentifikasi sumber dan jaringan kepakaran. Projek ini bermaksud untuk menjadikan kepakaran lebih mudah terlihat dan mudah diakses. Dalam hal ini adalah untuk membuat fasilitas koneksi antara orang yang mengetahui pengetahuan dan orang yang membutuhkan pengetahuan.
• Membuat struktur dan memetakan pengetahuan yang diperlukan untuk meningkatkan performansi. Projek ini memberikan pengaruh seperti pada proses pengembangan produk baru atau disain ulang proses bisnis dengam menjadikan lebih explisit atau terbuka dari pengetahuan yang diperlukan pada tahap-tahap tertentu.
• Mengukur dan mengelola nilai ekonomis dari pengetahuan. Banyak perusahaan mempunyai aset intelektual yang terstuktur, seperti hak patent, copyright, software licenses dan database pelanggan. Dengan mengetahui semua aset-aset ini memungkinkan perusahaan untuk membuat revenue dan biaya untuk perusahaan.
• Menyusun dan menyebarkan pengetahuan dari sumber-sumber external. Perubahan lingkungan bisnis yang cepat dan tidak menentu telah meningkatkan kepentingan dan kesungguhan pada business intelligence system. Dalam projek ini perusahaan berusaha mengumpulkan semua laporan dari luar yang berhubungan dengan bisnis. Dalam projek ini diperjukan editor dan analyst untuk menyusun dan memberikan konteks terhadap informasi-informasi yang diperoleh.

Reference

Posted by heaven_yulius on Jumat, Januari 10, 2014

Pendekatan Memulai Penerapan KM

Pengetahuan terdapat dalam perusahaan ataupun di luar perusahaan. Penerapan Knowledge Management (KM) harus mempertimbangkan perihal lokasi pengetahuan-pengetahuan tersebut, terutama sekali ketika akan memulai penerapan KM di perusahaan. Pengetahuan yang terdapat dalam perusahaan tentunya awalnya berasal dari luar perusahaan dan kemungkinan mengalami peningkatan sesuai penerapan pengetahuan ketika menjalankan aktifitas-aktifitas di perusahaan.

KM tentunya dapat mengelola pengetahuan yang berada di dalam, di luar dan juga pengetahuan yang telah mengalami peningkatan ataupun perubahan ketika pengetahuan tersebut dipergunakan untuk mendukung aktifitas-aktifitas perusahaan, seperti pengembangan produk/service, pelaksanaan projek-projek perusahaan dsb.

Terdapat empat kemungkinan pilihan ketika akan menerapkan KM dalam permulaannya.

1. Memulai pengelolaan pengetahuan dari pengetahuan-pengetahuan yang sudah ada di dalam perusahaan terlebih dahulu dan selanjutnya dilakukan sharing di dalam perusahaan yang bersangkutan.
2. Memulai pengelolaan pengetahuan dari pengetahuan-pengetahuan yang ada dari luar perusahaan terlebih dahulu dan selanjutnya dilakukan sharing di dalam perusahaan yang bersangkutan
3. Memulai pengelolaan pengetahuan dari pengetahuan-pengetahuan dari dalam perusahaan dan secara bersamaan sudah dilakukan sharing ke luar perusahaan
4. Memulai pengelolaan pengetahuan-pengetahuan dari dalam perusahaan dan juga dari luar perusahaan, sekaligus juga melakukan sharing dengan dalam dan juga luar perusahaan.

Pilihan ini sangat penting untuk memberikan dorongan-dorongan dalam perusahaan untuk dapat menuangkan pengetahuannya untuk saling berbagi di kalangan dalam perusahaan. Sehinga pilihan (2) merupakan langkah cukup masuk akal dan mudah bagi Tim KM perusahaan untuk mendorong sharing pengetahuan tersebut.

Sehingga perusahaan perlu mengidentifikasi, mengumpulkan, mengklasifikasikan, menyimpan dan menyebarkan pengetahuan-pengetahuan yang berada dari luar untuk dimasukan ke dalam perusahaan.  Dan jika telah tumbuh cukup baik, selanjutnya untuk ditingkatkan pengetahuan-pengetahuan yang sudah berada di perusahaan sendiri untuk dilakukan dalam proses KM. Dan terus berkembang penerapan KM ini termasuk sudah mulai berbagi pengetahuan dengan pihak-pihak yang berada di luar perusahaannya.

Sehingga dengan proses seperti ini diharapkan pertumbuhan dan perbaikan pengetahuan itu dapat terjadi dalam lingkungan perusahaan, dan dapat menghasilkan innovasi-innovasi baru dalam jasa dan produk perusahaan untuk meningkatkan daya saing dalam pasar yang lebih luas. Dan hal ini tentunya perusahaan dapat mengembangkan Knowledge Innovation Center (KIC) yang lebih sistematik lagi.

Reference

Posted by heaven_yulius on Jumat, Januari 10, 2014